Für Blogger: Rechnungen richtig schreiben

Als Blogger ist man nicht nur jemand, der schöne Fotos macht, sich vor die Kamera stellt und coole Events besucht. Nein! Als Blogger ist man Journalist, Fotograf, Programmierer, Steuerberater und Buchhalter. Die drei letzten Dinge haben mir bereits etliche Male den Verstand geraubt. Wutausbrüche hatte ich und den Laptop wollte ich auch schon einige Male aus dem Fenster werfen. Aber der arme Laptop kann doch nichts dafür. :)

Gott sei Dank hatte ich bereits von Anfang an durch meinen juristischen Background schon einiges an Wissen, vor allem im Bereich Steuern, angesammelt. Ich will ja gar nicht wissen, wie schwer es manche Bloggerkolleginnen (so ganz ohne rechtliches Vorwissen) zu Beginn ihrer Bloggerselbständigkeit hatten. Denn in Steuern einlesen, ist nicht gerade die Lektüre, die man sich vorm Schlafengehen vorstellt. Außer man hätte gerne Alpträume oder Kopfschmerzen. Und außerdem kann das Steuerrecht ein richtiger §-Jungel sein.

Nach dem Studium und dem Gerichtsjahr habe ich eine Weile bei einer Steuerberatungskanzlei gearbeitet —> in der Umsatzsteuerabteilung. Der wichtigste § meines Arbeitsalltages war § 11 UStG („Ausstellung von Rechnungen“). Und da kommen wir auch schon zum eigentlichen Thema. Wie erstelle ich als Unternehmer eine richtige Rechnung? Und wieso ist eine korrekte Rechnungsausstellung eigentlich so essentiell?

Rechnungsmerkmale

Eine korrekte Rechnung muss iS des § 11 UStG folgende Rechnungsmerkmale aufweisen:

  1. den Namen und die Anschrift des Rechnungsausstellers;
  2. den Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers;
  3. bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag EUR 10.000 übersteigt, ist weiters die UID-Nummer des Rechnungsempfängers anzuführen;
  4. die Art und der Umfang der ausgeführten Leistung (wie zB „1 Blogartikel über das Thema xy“);
  5. den Leistungszeitraum – dies kann ein bestimmtes Datum oder ein bestimmter längerer Zeitraum sein. Ich gebe auf meinen Rechnungen immer den Monat und das Jahr an, indem der Blogbeitrag geleistet wurde (zB „September 2016“). Wird zB ein Shooting verrechnet, kann man auch den genauen Termin anführen (wie zB „10.-11. Oktober 2016“; darf jedoch ein Kalendermonat nicht übersteigen);
  6. das Entgelt für die Leistung und den anzuwendenden Steuersatz. Im Falle einer Steuerbefreiung den Hinweis, dass für diese Leistung eine Steuerbefreiung gilt (zB bei Kleinunternehmern = Unternehmer mit Jahresumsatz bis zu EUR 30.000 netto –> hierzu mehr weiter unten);
  7. den Steuerbetrag (also quasi 10 % von EUR 100 = EUR 10) – der Steuerbetrag muss somit immer extra ausgewiesen werden (außer bei Kleinunternehmern; da diese steuerbefreit sind, muss kein Steuerbetrag angeführt werden). Es ist somit der Nettobetrag, Steuerbetrag und der gesamte Bruttobetrag extra anzuführen;
  8. das Ausstellungsdatum;
  9. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird;
  10. die UID-Nummer des Rechnungsausstellers (Ausnahme bei Kleinunternehmern).

Ausnahme Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind natürliche oder juristische Personen, welche einen Jahresumsatz bis zu EUR 30.000 netto erzielen. Als Kleinunternehmer ist man im Sinne des § 6 Abs 1 Z 27 UStG steuerbefreit. Das bedeutet, dass man keine Umsatzsteuer verrechnen und an das Finanzamt „abführen“ muss als auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Jedoch könnte man als Kleinunternehmer optieren. Das bedeutet, dass man nach seiner Optionserklärung steuerpflichtig wäre und einen Vorsteuerabzug geltend machen könnte. Das macht nur dann Sinn, wenn man viele Ausgaben hat und die Umsatzsteuer sparen möchte. Ansonsten würde man sich mit einer Optionserklärung nur einen weiteren Verwaltungsaufwand (Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen sowie einer Umsatzsteuerjahreserklärung) und womöglich auch noch weitere Kosten für den Steuerberater/Buchhalter aufbürden. Zudem ist eine derartige Optionserklärung für 5 Jahre bindend.

Ist man also als Kleinunternehmer steuerbefreit, dann muss ein Hinweis über die Steuerbefreiung auf der Rechnung angeführt werden (wie zB „Als Kleinunternehmer erhebe ich gemäß § 6/1 Z 27 UStG keine Umsatzsteuer„). Das bedeutet weiters, dass lediglich ein Nettobetrag anzuführen ist (somit kein Steuerbetrag, kein Bruttobetrag und kein Steuersatz) und keine Umsatzsteuer zu verrechnen ist. Weiters hat man als Kleinunternehmer keine UID-Nummer; diese ist somit ebenfalls nicht anzuführen. In diesem Fall kann man seine Steuernummer anführen.

Ausnahme Kleinbetragsrechnung 

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 Euro nicht übersteigt, genügen folgende Rechnungsangaben:

  1. Ausstellungsdatum;
  2. Name und Anschrift des Rechnungsausstellers;
  3. Art und Umfang der Leistung;
  4. Leistungszeitraum;
  5. Entgelt und Steuerbetrag (jedoch bei Kleinunternehmern ist der Steuerbetrag nicht anzuführen, da steuerbefreit);
  6. Steuersatz (beim Kleinunternehmen ebenfalls kein Rechnungsmerkmal).

Aber warum ist eine korrekte Rechnungsausstellung so relevant?

Natürlich sieht es seriös aus, wenn man als Unternehmer an seinen Geschäftspartner eine korrekte Rechnung ausstellt. Unternehmen mit denen ich zusammenarbeite, weisen bereits vor Rechnungserstellung auf die essentiellen Rechnungsmerkmale hin, wodurch mir bewusst wurde, dass eine korrekte Rechnungsausstellung nicht für jedermann selbstverständlich ist. Vielen ist es vielleicht gar nicht klar, dass eine Rechnung bestimmte Rechnungsmerkmale aufweisen muss. Doch aus umsatzsteuerlicher Sicht hat eine korrekte Rechnungsausstellung folgenden Sinn: Wurde eine Rechnung nicht korrekt ausgestellt, hat man für diese Rechnung keinen Anspruch auf einen Vorsteuerabzug. Eine korrekte Rechnung ist somit für den Vorsteuerabzug zwingend erforderlich. Naja, sagen wir es mal so: Mit einer falschen Rechnung kann man einen Vorsteuerabzug geltend machen, das Dürfen ist dabei aber ein anderes Thema :). Im Falle einer Betriebsprüfung würde der Prüfer die Rechnung rausnehmen und den Vorsteuerabzug streichen und wenn das während ein und derselben Prüfung mehrmals passiert, verärgert man den Betriebsprüfer ziemlich. Das bedeutet also: Stellt ihr eure Rechnungen nicht korrekt aus, wird euer Geschäftspartner keine Freude habe, da er den Vorsteuerabzug nicht geltend machen kann. Somit ist es für euch auch wichtig (wenn ihr nicht Kleinunternehmer seid oder als Kleinunternehmer optiert habt) stets auch die Rechnung zu prüfen, welche ihr von einem leistenden Unternehmen erhält. Ich meine damit nicht eure Saturn- oder Postrechnungen, da diese eigentlich immer korrekt sein sollten, aber eher eure Rechnungen die ihr von eurem Fotografen oder Programmierer etc erhält, da das vielleicht Personen sein könnten, die sich mit dieser Tätigkeit neben ihrem Hauptberuf etwas Extrageld dazuverdienen möchten und, die sich ebenfalls vielleicht nicht zu 100 % mit dem Thema Rechnungsmerkmale auseinander gesetzt haben und daher die Bedeutung nicht kennen.

Rechnungen richtig schreibenRechnungsmerkmaleRechnungen richtig schreiben

Und damit ihr euch die ganzen vielen neuen Informationen aufschreiben könnt, habe ich noch eine Kleinigkeit für euch. :p :p Zu gewinnen gibt es zwei 18-Monats-Kalender von Paperblanks.

Teilnahmebedingungen

– hinterlasst mir ein Kommentar mit eurer E-Mail-Adresse;

– Teilnahmen nur aus Österreich möglich;

– das Gewinnspiel endet am 06. November.

*in netter Zusammenarbeit mit Paperblanks

  • Comments

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    Bianca

    Hallo Tina. Ich blogge zwar nicht aber diese Tipps sind bestimmt für den einen oder anderen sehr hilfreich. Mir kommt einiges noch von Schulzeiten bekannt vor ;) LG bianca

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      tinera

      Hallo Bianca, hahaha ja das kann gut möglich sein – du warst bestimmt auf einer HAK, oder? Und ja, du hast vollkommen recht – die Tipps sind nicht nur für Blogger hilfreich.

      LG

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    Sallida

    Really cool post!, I just register my company as kleinunternehmer, and I am new in all this tax situation in Austria! I think is an it complicate, but that you describe it is a bit easier to understand for me!

    Thanks for sharing!

    http://lemontrend.com
    Sallidalemon@gmail.com

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    Sarah

    Danke für die Infos :) Ich hab das zwar auch alles noch in der Schule und auf der Uni gehört, aber es ist immer gut diese rechtlichen Dinge mal wieder aufzufrischen ;)
    Ich liebe die Paperblanks Kalender, obwohl ich seit ein paar Jahren einen Filofax habe, spiele ich mit dem Gedanken mir für 2017 auch wieder einen zuzulegen :)
    Alles Liebe,
    Sarah
    http://www.liebreizend.com

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    Bettina

    Oh ja… Diese Kalender sind einfach ein Traum und für nächstes Jahr brauch ich sowieso wieder einen neuen :)

    Lg Bettina

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    katy fox

    Danke für die tollen Tipps – ich bin zwar noch nicht so weit, das ich Rechnungen ausstelle – aber falls doch dann werde ich bestimmt auf deinen Beitrag zurückkommen :)
    glg kay
    LA KATY FOX
    Instagram||Facebook

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    Johanna

    ein interessanter Beitrag und mal nicht so typisch für einen Mode/Lifestyle Blog- find ich super!

    und den Paperblanks Kalender würde ich natürlich nur allzu gern gewinnen, der ist ja traumhaft schön!

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    Bettina

    Mein aktueller Paperblanks ist bald „aus“ daher wäre es natürlich sehr schön dieses fesche Modell zu gewinnen :)
    Liebe Grüße, Bettina

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    Stephi

    Tinchy!
    Gerade seh ich deinen Beitrag und wiederholt habe ich heute den 11 UStG :D so ein Zufall!! Genauso ein Zufall wie die Prüfung am 10.11. ist ;))
    COOLER Post!

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      tinera

      Hahaha voll witzig. Ich hoffe er sitzt :D

      Bussi

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    Jaqueline

    Hallo liebe Tina!

    Ich folge dir noch gar nicht so lange, aber seit ich deine Seite entdeckt habe, schaue ich regelmäßig vorbei :)

    Da ich mich gerade freiberuflich gemeldet habe, kommt der Artikel genau zur richtigen Zeit. Hab meine Vorlage gerade nochmal überprüft! :)

    Und über den Kalender würde ich mich natürlich sehr freuen, der kommt gerade recht :)

    Liebe Grüße

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    Laura Topa

    Wow Danke für den tollen Beitrag! Er Hat mir unglaublich viel geholfen. Leider findet man online nur beiträge dieser art auf deutschen seiten. :(
    Danke danke danke!!!

    Laura von http://www.lauratopa.com

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      tinera

      bitte bitte gerne. Das freut mich sehr :-)

      LG
      Tina

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      tinera

      Bitte gerne. Freut mich, dass ich dir helfen konnte.

      LG
      Tina

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    Melina

    Liebe Tina,

    bin gerade auf diesen Beitrag gestoßen und hätte eine Frage dazu, hoffe du kannst mir helfen :)

    Wenn ich mit UST verrechne, sind es 10% oder 20%? Weil du schreibst oben im Bsp. etwas von 10%

    Und muss man eine Werbeabgabe auch anführen und zahlen?

    Hoffe du kannst mir helfen?

    Danke und LG
    Melina

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      tinera

      Hallo Melina,

      die 10 % oben waren nur ein Bsp – je nachdem welche Leistung du erbringst, sind 10 %, 20 % usw zu verrechnen. Grundsätzlich gilt der Normalsteuersatz von 20 %. Blogger zB haben 20 % zu verrechnen. Es gibt aber Leistungen, die jedoch unter einen anderen Steuersatz fallen – siehe hier: https://www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public/content/steuern_und_finanzen/umsatzsteuer/hoehe/40772.html

      Da ich mit Werbeabgaben noch nichts zu tun hatte, kenne ich mich hier leider nicht aus. Ein Rechnungsmerkmal ist die Werbeabgabe nicht, aber, wenn man eine verrechnen muss, würde ich sie dennoch in die Rechnung aufnehmen. Der Empfänger der Rechnung muss ja seine Ausgaben dokumentieren. Der wird somit bestimmt die Angabe der Werbeabgabe in der Rechnung verlangen.

      LG
      Tina

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    Tanja

    Hy! Super Artikel – Dankeschön!

    Jedoch hätt ich eine Frage: Wie wird’s gehandhabt, wenn ich als Kleinunternehmer eine Rechnung unter 400 Euro z.B. nach Deutschland schicke? Brauch ich da zwingend eine USt.-Nr.?

    Liebe Grüße
    Tanja

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      tinera

      Hallo Tanja,

      als Kleinunternehmer hat man keine USt-Nr. Egal, ob man eine Rechnung innerhalb von Ö oder ins Ausland stellt. Wenn du aber ein Kleinunternehmer bist, der optiert – also eine USt-Nr. beantragt und und dann vorsteuerabzugsberechtigt ist, dann sind die Rechnungen nach D (sonstige Leistung) steuerfrei = Reverse Charge = keine USt in der Rechnung = Hinweis auf Rechnung muss vorhanden sein = Steuerschuld geht auf Rechnungsempfänger in D über.

      LG
      Tina

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