Für Blogger: Rechnungen richtig schreiben

Als Blogger ist man nicht nur jemand, der schöne Fotos macht, sich vor die Kamera stellt und coole Events besucht. Nein! Als Blogger ist man Journalist, Fotograf, Programmierer, Steuerberater und Buchhalter. Die drei letzten Dinge haben mir bereits etliche Male den Verstand geraubt. Wutausbrüche hatte ich und den Laptop wollte ich auch schon einige Male aus dem Fenster werfen. Aber der arme Laptop kann doch nichts dafür. :)

Gott sei Dank hatte ich bereits von Anfang an durch meinen juristischen Background schon einiges an Wissen, vor allem im Bereich Steuern, angesammelt. Ich will ja gar nicht wissen, wie schwer es manche Bloggerkolleginnen (so ganz ohne rechtliches Vorwissen) zu Beginn ihrer Bloggerselbständigkeit hatten. Denn in Steuern einlesen, ist nicht gerade die Lektüre, die man sich vorm Schlafengehen vorstellt. Außer man hätte gerne Alpträume oder Kopfschmerzen. Und außerdem kann das Steuerrecht ein richtiger §-Jungel sein.

Nach dem Studium und dem Gerichtsjahr habe ich eine Weile bei einer Steuerberatungskanzlei gearbeitet —> in der Umsatzsteuerabteilung. Der wichtigste § meines Arbeitsalltages war § 11 UStG („Ausstellung von Rechnungen“). Und da kommen wir auch schon zum eigentlichen Thema. Wie erstelle ich als Unternehmer eine richtige Rechnung? Und wieso ist eine korrekte Rechnungsausstellung eigentlich so essentiell?

Rechnungsmerkmale

Eine korrekte Rechnung muss iS des § 11 UStG folgende Rechnungsmerkmale aufweisen:

  1. den Namen und die Anschrift des Rechnungsausstellers;
  2. den Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers;
  3. bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag EUR 10.000 übersteigt, ist weiters die UID-Nummer des Rechnungsempfängers anzuführen;
  4. die Art und der Umfang der ausgeführten Leistung (wie zB „1 Blogartikel über das Thema xy“);
  5. den Leistungszeitraum – dies kann ein bestimmtes Datum oder ein bestimmter längerer Zeitraum sein. Ich gebe auf meinen Rechnungen immer den Monat und das Jahr an, indem der Blogbeitrag geleistet wurde (zB „September 2016“). Wird zB ein Shooting verrechnet, kann man auch den genauen Termin anführen (wie zB „10.-11. Oktober 2016“; darf jedoch ein Kalendermonat nicht übersteigen);
  6. das Entgelt für die Leistung und den anzuwendenden Steuersatz. Im Falle einer Steuerbefreiung den Hinweis, dass für diese Leistung eine Steuerbefreiung gilt (zB bei Kleinunternehmern = Unternehmer mit Jahresumsatz bis zu EUR 30.000 netto –> hierzu mehr weiter unten);
  7. den Steuerbetrag (also quasi 10 % von EUR 100 = EUR 10) – der Steuerbetrag muss somit immer extra ausgewiesen werden (außer bei Kleinunternehmern; da diese steuerbefreit sind, muss kein Steuerbetrag angeführt werden). Es ist somit der Nettobetrag, Steuerbetrag und der gesamte Bruttobetrag extra anzuführen;
  8. das Ausstellungsdatum;
  9. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird;
  10. die UID-Nummer des Rechnungsausstellers (Ausnahme bei Kleinunternehmern).

Ausnahme Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind natürliche oder juristische Personen, welche einen Jahresumsatz bis zu EUR 30.000 netto erzielen. Als Kleinunternehmer ist man im Sinne des § 6 Abs 1 Z 27 UStG steuerbefreit. Das bedeutet, dass man keine Umsatzsteuer verrechnen und an das Finanzamt „abführen“ muss als auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Jedoch könnte man als Kleinunternehmer optieren. Das bedeutet, dass man nach seiner Optionserklärung steuerpflichtig wäre und einen Vorsteuerabzug geltend machen könnte. Das macht nur dann Sinn, wenn man viele Ausgaben hat und die Umsatzsteuer sparen möchte. Ansonsten würde man sich mit einer Optionserklärung nur einen weiteren Verwaltungsaufwand (Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen sowie einer Umsatzsteuerjahreserklärung) und womöglich auch noch weitere Kosten für den Steuerberater/Buchhalter aufbürden. Zudem ist eine derartige Optionserklärung für 5 Jahre bindend.

Ist man also als Kleinunternehmer steuerbefreit, dann muss ein Hinweis über die Steuerbefreiung auf der Rechnung angeführt werden (wie zB „Als Kleinunternehmer erhebe ich gemäß § 6/1 Z 27 UStG keine Umsatzsteuer„). Das bedeutet weiters, dass lediglich ein Nettobetrag anzuführen ist (somit kein Steuerbetrag, kein Bruttobetrag und kein Steuersatz) und keine Umsatzsteuer zu verrechnen ist. Weiters hat man als Kleinunternehmer keine UID-Nummer; diese ist somit ebenfalls nicht anzuführen. In diesem Fall kann man seine Steuernummer anführen.

Ausnahme Kleinbetragsrechnung 

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 Euro nicht übersteigt, genügen folgende Rechnungsangaben:

  1. Ausstellungsdatum;
  2. Name und Anschrift des Rechnungsausstellers;
  3. Art und Umfang der Leistung;
  4. Leistungszeitraum;
  5. Entgelt und Steuerbetrag (jedoch bei Kleinunternehmern ist der Steuerbetrag nicht anzuführen, da steuerbefreit);
  6. Steuersatz (beim Kleinunternehmen ebenfalls kein Rechnungsmerkmal).

Aber warum ist eine korrekte Rechnungsausstellung so relevant?

Natürlich sieht es seriös aus, wenn man als Unternehmer an seinen Geschäftspartner eine korrekte Rechnung ausstellt. Unternehmen mit denen ich zusammenarbeite, weisen bereits vor Rechnungserstellung auf die essentiellen Rechnungsmerkmale hin, wodurch mir bewusst wurde, dass eine korrekte Rechnungsausstellung nicht für jedermann selbstverständlich ist. Vielen ist es vielleicht gar nicht klar, dass eine Rechnung bestimmte Rechnungsmerkmale aufweisen muss. Doch aus umsatzsteuerlicher Sicht hat eine korrekte Rechnungsausstellung folgenden Sinn: Wurde eine Rechnung nicht korrekt ausgestellt, hat man für diese Rechnung keinen Anspruch auf einen Vorsteuerabzug. Eine korrekte Rechnung ist somit für den Vorsteuerabzug zwingend erforderlich. Naja, sagen wir es mal so: Mit einer falschen Rechnung kann man einen Vorsteuerabzug geltend machen, das Dürfen ist dabei aber ein anderes Thema :). Im Falle einer Betriebsprüfung würde der Prüfer die Rechnung rausnehmen und den Vorsteuerabzug streichen und wenn das während ein und derselben Prüfung mehrmals passiert, verärgert man den Betriebsprüfer ziemlich. Das bedeutet also: Stellt ihr eure Rechnungen nicht korrekt aus, wird euer Geschäftspartner keine Freude habe, da er den Vorsteuerabzug nicht geltend machen kann. Somit ist es für euch auch wichtig (wenn ihr nicht Kleinunternehmer seid oder als Kleinunternehmer optiert habt) stets auch die Rechnung zu prüfen, welche ihr von einem leistenden Unternehmen erhält. Ich meine damit nicht eure Saturn- oder Postrechnungen, da diese eigentlich immer korrekt sein sollten, aber eher eure Rechnungen die ihr von eurem Fotografen oder Programmierer etc erhält, da das vielleicht Personen sein könnten, die sich mit dieser Tätigkeit neben ihrem Hauptberuf etwas Extrageld dazuverdienen möchten und, die sich ebenfalls vielleicht nicht zu 100 % mit dem Thema Rechnungsmerkmale auseinander gesetzt haben und daher die Bedeutung nicht kennen.

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